Sisäinen toimittaja-auditointi

Olin tekemässä omistamamme toisen tehtaan prosessille toimittaja-auditointia. Jännä ajatus ylipäätään, että itse arvoimme itseämme toimittajana. Tavoite oli katsoa prosessin taso ja myös keskustella ja opastaa. Ihan hyvällä tasolla tämä onnistuikin.

Olin ilmoittanut pari viikkoa ennen, että tulemme auditoimaan ja viikkoa ennen toimittanut agendan. Kun pääsimme perille, tehtaan vetäjä oli hieman hämmästynyt, että ai nyt te tulitte, ja tekemään mitä? Tiedän, että heillä on kova kiire, monta kiireellistä asiaa hoidettavana. Mutta auditointiin menee kyllä ainakin kaksinkertainen määrä aikaa, jos haastateltavat pomppii koko ajan erisuuntiin tekemään muita töitä. Onneksi olen paljon auditoinut paljon, niin pystyin hallitsemaan tilanteen siten, että kaikki asiat tulivat käsitellyksi. Ärsyttävää on se, että muutamat asiat jotka viimeksi sovittiin ja ovat helppoja, ovat hoitamatta. Noin periaatteessa olen kiltti laatupäällikkö, mutta nyt piti sanoa vähän tiukemmin, että olisiko jo aika.

Yhtäkaikki, auditointi saatiin suoritettua, yhtään suurta poikkeamaa ei löydetty, pientä kehitettävää tietysti paljon. Ja kohta on raporttikin laadittu. Mutta taas tuli paljon itselle uutta pohdittavaa. Miten varmistetaan eri toimipisteiden toiminnan yhtenäisyys, niinku oikeassa elämässä? Miten voin auditoinnissa varmistaa, että kysymykseni on ymmärretty ja operaattorin vastaus on minulle selkeä, kun yhteistä kieltä ei ole ja tarvitaan tulkkia.

Ehkäpä olisi syytä enemmän ajatella itse itseämme toimittajana ja asiakkaana, sekä arvioida toimintaa molempiin suuntiin.

Yhteistyön merkitys prosessin toimivuudessa

Morticia Leanilla on nyt ollu hoppu! En ole ehtinyt istua alas pohtimaan laatuasioita ja niiden merkityksiä. Eniten aikaa on mennyt toimintajärjestelmäauditointiin valmistautumiseen ja siinä on kyllä vielä paljon töitä. Aikaa on tietysti liian vähän, pari viikkoa. Toinen tärkeä asia, jota olen viime aikoina pyöritellyt on vasta mallinnetun prosessin materiaalien valmiiksi ja hyväksytyksi saattaminen sekä kokonaisuuden koulutus.

Uuden prosessi mallintamisesta ja sen koulutuksesta heräsi ajatuksia… Kun organisaatiolle ei ole tuttua prosessikuvausten tekeminen ja lukeminen, on haasteena tuttu johdon sitoutuminen. Jännää sinänsä, että kaikki eivät koe prosessikuvauksia tärkeiksi, perustuuhan tämä jo ISO 9001 -standardin vaatimukseen. No, tämä haaste alkaa olla selätetty. Prosessista on piirretty kuva yhteistyössä prosessiin osallistuvien henkilöiden kanssa. On kirjoitettu menettelyohje ja sille alisteisia työohjeita sekä nippu prosessissa käytettäviä lomakkeita.

Itse koen prosessien ja toimintatapojen kunnollisen perehdytyksen erittäin tärkeäksi. Saimme prosessin omistajan kanssa luvan järjestää koulutuspäivän tätä kokonaisuutta varten. Kahdesta maasta kutsuttiin prosessiin osallistuvat henkilöt yhteen paikkaan ja varattiin aikaa pelkästään tämä prosessikokonaisuuden läpikäymiseen.

Ja miten meni, niinku omasta mielestä? Toiseksi tärkeintä oli prosessikuvan läpikäyminen vaihe vaiheelta, keskustellen. Kun eri prosessivaiheiden suorittajat pääsevät keskenään keskustelemaan prosessin tapahtumista, on helpompi ymmärtää miksi joku itselle turha vaihe on toiselle tärkeää. Prosessikuvaa ei vain voi heittää luettavaksi, vaan sen läpikäymiseen on syytä käyttää paljon aikaa. Vaikka johto olisi erimieltä ja kokisi koulutuksen järjestämisen sekä ajan, että resurssien hukkaamiseksi.

Mutta mikä oli tärkeintä? Ehdottomasti eri toimipisteissä olevien henkilöiden tapaaminen! Keskustelut kahvitauoilla ja lounaalla. Ymmärrys siitä, mitä ne muut tekevät. Että ei ne tahallaan kiusaa minua, vaan toimintatavat vaan ovat aavistuksen erilaiset ja tämä aiheuttaa kitkaa. Päivän alussa keskustelun herättely oli hankalaa, mutta jo iltapäivällä keskustelut heräsivät vaikeistakin asioista.

Ja henkilökohtaisesti pääsin taas tekemään jotain ekaa kertaa. Koulutus pidettiin kahdella kielellä, kun ei ollut olemassa kieltä, jota kaikki olisivat täysin ymmärtäneet. Hauskaa!